Gebruikershandleiding van de applicatie HD4DP v1

Gebruikershandleiding van de applicatie HD4DP v1 Adelaide.DAmore di, 11/22/2022 - 09:43

Toegang tot de applicatie HD4DP v1

Om toegang te krijgen tot de applicatie HD4DP v1 hebt u een account, een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Als u geen account hebt, kunt u er een aanvragen door de onderstaande stappen te volgen. Als u een account hebt, volg dan de instructies vanaf 'Aanmelden' aan het einde van deze pagina.

Open de link voor de applicatie HD4DP v1. Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de link Account aanvragen op de inlogpagina
Vul het aanvraagformulier in:
○ Vul een gebruikersnaam, voornaam, familienaam en e-mailadres in
○ Selecteer de organisatie en de datacollectie(s)
○ Vul het veld Email van aanvrager in als een persoon een account aanvraagt voor een derde persoon
○ Druk op de knop Aanvraag om de aanvraag in te dienen

Bevestigingsmails worden gestuurd naar de persoon voor wie de account is aangevraagd, alsook naar de aanvrager, indien het veld 'Email van aanvrager' is ingevuld
De goedkeuring of afwijzing van de gebruikersaccount wordt per e-mail bevestigd. Afhankelijk van uw organisatie kan dit een paar uur duren.
- Deze actie wordt uitgevoerd door een HD4DP v1 beheerder in uw organisatie
- De bevestigingsmail zal alle nodige informatie bevatten om in te loggen

Aanmelden

Aanmelden bij de HD4DP v1 applicatie gaat in 3 stappen:

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daarvoor bestemde velden in
Selecteer de juiste organisatie
Klik op "Log in"

Adelaide.DAmore wo, 12/11/2024 - 14:05

Toegang tot een datacollectie aanvragen

Ga naar uw Instellingen in de rechterbovenhoek van het scherm
Selecteer Profiel wijzigen

Open het keuzemenu in de sectie Toegang tot datacollecties aanvragen

Selecteer de gewenste datacollectie
Verstuur de aanvraag
Er wordt een e-mail gestuurd naar de verantwoordelijke HD4DP beheerder om uw verzoek te behandelen

manager wo, 12/11/2024 - 14:04

Een register selecteren

Selecteer het register om registraties te maken of te wijzigen. Klik op de linkerbovenhoek om een uitklapmenu weer te geven. U krijgt een lijst van beschikbare registers: Datacollecties (in dit artikel hebben we willekeurig het TEST v7 register geselecteerd)
Selecteer de juiste versie van het register. In geval van verschillende versies/periodes selecteert u deze met het groene bolletje

manager wo, 12/11/2024 - 15:59

Een registratie creëren en indienen

In het tabblad Registraties ziet de gebruiker de beschikbare registers. Vanuit dit scherm kan een gebruiker dan een datacollectie starten.

Het creëren en verzenden van een registratie bestaat uit vier stappen:

Selecteer het register waarvoor u een registratie wenst te creëren.

(De onderstaande documentatie bevat generieke schermafdrukken die enkel zijn bedoeld om het proces te beschrijven, ongeacht het betrokken register.)

Klik op de knop Nieuwe registratie

Vul het registratieformulier in en gebruik volgende knoppen om de registratie op te slaan of te versturen

Sla de registratie zo nodig tijdelijk op. De status van de record is Open voor opgeslagen registraties

Verstuur de registratie indien er geen validatiefouten meer zijn. De status van de registratie verandert in In transit

Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verstuurd

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de bevestigingsstatus de melding Pending.

Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
Voor de statussen In transit, Correcties nodig en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verstuurd' is

Adelaide.DAmore di, 12/17/2024 - 15:48

En registratie wijzigen of aanvullen

Een gebruiker kan een registratie wijzigen en voltooien in vier stappen:

Selecteer het register waarvan u een of meer registraties wenst te wijzigen

(De onderstaande documentatie bevat generieke schermafdrukken die enkel zijn bedoeld om het proces te beschrijven, ongeacht het betrokken register.)

Klik op de registratie die moet worden gewijzigd, en vul het formulier volledig in. De status van de record is dan:
- Open voor registraties die handmatig werden opgeslagen of door een csv-bestand up te loaden
- Correcties nodig voor registraties met fouten

Sla de registratie tijdelijk op indien nodig. De status van de record wordt Open voor opgeslagen registraties

Verzend de registratie als er geen validatiefouten meer zijn
- De status van de registratie verandert in Verzenden bezig

Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verzonden

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de statusbevestiging de melding In behandeling.

Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
Voor de statussen Verzenden bezig, Correcties noodzakelijk en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verzonden'

Adelaide.DAmore di, 12/17/2024 - 15:57

Een registratie verwijderen

Alleen registraties met de status 'open' en 'correcties nodig' kunnen worden verwijderd.

De volgende stappen zijn nodig om de registratie te verwijderen:

Selecteer het register en de versie waarvoor u een registratie wilt verwijderen.

(De onderstaande documentatie bevat generieke schermafdrukken die enkel zijn bedoeld om het proces te beschrijven, ongeacht het betrokken register.)

Selecteer de registratie(s) die u wilt verwijderen
Selecteer de knop 'Acties' en kies de optie 'Registraties verwijderen'

Selecteer 'ja' om te bevestigen

Vertaald met https://www.deepl.com/Translator. Heeft u een fout opgemerkt? Neem dan contact met ons op via https://docs.healthdata.be/nl/contact

Adelaide.DAmore di, 12/17/2024 - 16:14

De voortgangsbalk

De voortgangsbalk toont de voortgang van de datacollectie en kan worden gevonden in:

De lijstweergave van een register
De detailweergave van een record

Lijstweergave

Detailweergave

De voortgangsbalk kan worden verdeeld in drie secties, waarmee het aantal fouten, opmerkingen en correcte velden in een registratie wordt weergegeven.

Elke sectie zijn eigen kleur en betekenis heeft:

Rood: Verplichte velden en velden met een fout. Deze moeten worden gecorrigeerd, voordat de registratie kan worden ingediend.
Blauw: Lege optionele velden. De registratie kan worden ingediend met lege optionele velden.
Groen: Correct ingevulde velden.

Beweeg met de muis over de voortgangsbalk om het aantal velden per sectie weer te geven.

Adelaide.DAmore wo, 12/11/2024 - 17:21

Validatiefouten en validatiewaarschuwingen

Data die handmatig zijn ingevuld of die in het geüploade bestand staan, zijn onderhevig aan fouten.

Deze fouten worden weergegeven als validatiefouten, (het ontbreken van) verplichte velden en validatiewaarschuwingen onder het validatiegedeelte dat in het rechterpanel van het scherm staat. De fout wordt inhoudelijk toegelicht.

Door op de validatiefout of validatiewaarschuwing te klikken, navigeert u naar het betreffende veld.

Deze data moeten eerst worden gecorrigeerd en vervolgens voor registratie worden ingediend.

Adelaide.DAmore do, 12/12/2024 - 09:16

Overzicht van de registratiestatussen

Dit artikel legt de verschillende registratiestatussen uit in HD4DP v1 vanaf v1.8.

Waar kan ik de status van een registratie vinden?

Statussen worden weergegeven in de kolom 'Status', die standaard de eerste kolom in het overzicht is:

Wat is een Bevestigingsstatus?

De bevestigingsstatus geeft informatie over de aankomst van de data in HD4DP. De bevestigingsstatus, die eigenlijk een substatus van een registratie is, wordt weergegeven in de kolom 'Bevestigingsstatus'.

Om de 'Bevestigingsstatus' te zien, wijzigt u de lijstweergave door de kolom 'Bevestigingsstatus' toe te voegen:

Zodra een registratie is verzonden en de status 'Verstuurd' heeft, zal de bevestigingskolom de volgende substatus tonen:

Pending
OK: de registratie is aangekomen
NOK: de registratie is niet binnen de 48 uur aangekomen

De verschillende registratiestatussen

Open*: een registratie is aangemaakt en opgeslagen. Ze is niet ingediend
In transit: de registratie wordt verzonden naar HD4RES
Verstuurd: de registratie is verzonden naar HD4RES. Dit betekent niet noodzakelijkerwijs dat de registratie is aangekomen bij HD4RES
Registraties met de status 'Correcties nodig'*: de onderzoeker heeft de registratie geverifieerd en commentaar toegevoegd. Bekijk de opmerkingen en corrigeer waar nodig
Goedgekeurd: de onderzoeker heeft de registratie geverifieerd en goedgekeurd
Registraties met status 'Follow-up nodig'*: voor deze registratie is een follow-up registratie nodig. Vul de nieuwe beschikbare velden in
Fout: uw account is niet gemachtigd om een registratie voor dit register aan te maken en in te dienen. Neem contact op met support.

* actie is vereist van de gebruiker

Het onderstaande schema geeft een overzicht van de verschillende registratiestatussen in HD4DP en Gegevensverwerking en hun relatie tot elkaar:

Adelaide.DAmore do, 12/12/2024 - 10:07

Registraties in status 'Correcties nodig'

Registraties met status 'Correcties nodig' moeten worden herzien. De onderzoeker heeft commentaren die moeten worden bijgewerkt of herzien.

Selecteer het dossier met de status 'Correcties nodig'

Verifieer en reageer op de commentaren van de onderzoeker door het tabblad 'Commentaren' te selecteren

Beantwoord de commentaren en wijzig de registratie en sla het commentaar op

Klik op 'Opnieuw versturen' om de correcties naar de onderzoeker te sturen. Alle validatiefouten moeten worden opgelost voordat de knop 'Opnieuw versturen' beschikbaar komt.

Adelaide.DAmore di, 11/22/2022 - 14:40

Registraties met status 'Follow-up nodig'

Sommige registraties vereisen een follow-up, bv. om meerdere raadplegingen van een patiënt te controleren. Daarom zal er op vooraf bepaalde mijlpalen, welke in de opzetfase van het register worden gedefinieerd, aanvullende informatie worden gevraagd.
Follow-up registraties kunnen worden gestart door:

Timing bijv. x tijd na de eerste registratie
Antwoorden bij de eerste registratie, bijv. alleen als de patiënt X medicatie heeft gebruikt
Een combinatie van beide, bijv. als de patiënt X medicatie heeft genomen, vraag dan 3 maanden later om follow-up informatie

Indien in de kolom Status 'Follow-up nodig' staat en de kolom 'Follow-up' actief is, kan de gebruiker de nodige extra informatie toevoegen in de details van de registratie.

Opmerking: Het proces van validatie en het terugsturen van de registratie(s) voor de follow-up data neemt minimaal 4 uur in beslag.

Selecteer 'Follow-up' in de instellingen van de weergave:

De kolom Follow-up wordt nu in de weergave getoond:

Wanneer follow-up nodig is, geeft de kolom 'Follow-up' in de lijstweergave aan of follow-up nodig is door aan te geven:

Gepland: follow-up zal in de toekomst nodig zijn, aangegeven door de datumaanduiding
- Statuskolom: toont 'Verstuurd', er is op dit moment geen actie nodig
Actief: de vragen voor deze follow-up zijn nu zichtbaar en kunnen worden ingevuld
- Statuskolom: toont 'Follow-up nodig', actie is nodig
Verstuurd: de follow-up kolom zal veranderen in ingediend nadat de aanvullende informatie is gegeven
- 'Status kolom' toont 'Verstuurd', geen actie meer nodig

Afhankelijk van het aantal keren dat follow-up nodig is, wordt een rij aan de kolom toegevoegd. De mijlpalen worden aangeduid met followup1, followup2, enz.

Adelaide.DAmore di, 11/22/2022 - 14:51

Registraties in bulk indienen

De registraties die moeten worden gestuurd, moeten worden gecontroleerd om de registratie in bulk te kunnen voortzetten
Klik op de knop 'Acties' en selecteer 'Registraties doorsturen'. Het aantal geselecteerde registraties wordt tussen haakjes weergegeven

Bevestig de indiening in het venster dat verschijnt

Er wordt een overzicht getoond van de registraties die zijn ingediend en mislukt. De registraties die fouten bevatten, worden niet verstuurd

Vertaald met https://www.deepl.com/Translator. Heeft u een fout opgemerkt? Neem dan contact met ons op via https://docs.healthdata.be/nl/contact

Adelaide.DAmore vr, 04/29/2022 - 14:24

Datacollectie afronden

De onderzoeker moet worden ingelicht als de datacollectie klaar is.

Er zijn 2 manieren om de datacollectie af te ronden:

1. Via het gebruik van de link in het tabblad Registraties:

2. Via de knop op het tabblad Deelname:

Bevestig de afronding van de datacollectie:

Soms wordt door de onderzoeker om aanvullende data gevraagd. Deze moeten eerst worden ingevuld voordat u de knop of link Finaliseren gebruikt.

Nadat u de knop Finaliseren hebt geselecteerd, wordt de onderzoeker op de hoogte gebracht.

Vertaald met https://www.deepl.com/Translator. Heeft u een fout opgemerkt? Neem dan contact met ons op via https://docs.healthdata.be/nl/contact

Adelaide.DAmore vr, 04/29/2022 - 14:24