Om toegang te krijgen tot de HD4DP v1 applicatie, heeft u een account nodig, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Als u geen account hebt, kunt u er een aanvragen door de onderstaande stappen te volgen. Als u een account hebt, volg dan de instructies onder 'Aanmelden' aan het einde van deze pagina.

• Open de link voor de HD4DP v1 applicatie. Het onderstaande scherm wordt geopend:
  
  Als u de link van de HD4DP v1-applicatie op de server van uw organisatie niet kent, neem dan contact op met healthdata.be via support.healthdata@sciensano.be om de link te krijgen. De link is specifiek voor elke organisatie op basis van de server waarop de HD4DP-applicatie draait.

• Klik op de link Account aanvragen op de inlogpagina.
• Vul het aanvraagformulier in:
  • Vul een gebruikersnaam, voornaam, familienaam en e-mailadres in
  • Selecteer de organisatie en de datacollectie(s)
  • Vul het veld E-mail van aanvrager in als een persoon een account aanvraagt voor een derde persoon
  • Druk op de knop Aanvraag om het verzoek in te dienen 

• Bevestigingsmails worden gestuurd naar de persoon voor wie de account is aangevraagd, alsook naar de aanvrager, indien het veld "Email van aanvrager" is ingevuld.
• De goedkeuring of afwijzing van de gebruikersaccount wordt per e-mail bevestigd. Afhankelijk van uw organisatie kan dit een paar uur duren.
  • Deze actie wordt uitgevoerd door een HD4DP v1 beheerder in uw organisatie
  • De bevestigingsmails zal alle nodige informatie bevatten om in te loggen

Aanmelden

Aanmelden bij de HD4DP v1 applicatie verloopt in 3 stappen:

• Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daartoe bestemde velden in
• Selecteer de correcte organisatie
• Klik op "Log in"

In het tabblad Registraties ziet de gebruiker de beschikbare registers. Vanuit dit scherm kan een gebruiker dan een datacollectie starten.

Het creëren en verzenden van een registratie bestaat uit vier stappen:

• Selecteer het register waarvoor u een registratie wenst te creëren.

(De onderstaande documentatie bevat generieke schermafdrukken die enkel zijn bedoeld om het proces te beschrijven, ongeacht het betrokken register.)

• Klik op de knop Nieuwe registratie

• Vul het registratieformulier in en gebruik volgende knoppen om de registratie op te slaan of te versturen

• Sla de registratie zo nodig tijdelijk op. De status van de record is Open voor opgeslagen registraties​

• Verstuur de registratie indien er geen validatiefouten meer zijn. De status van de registratie verandert in In transit

• Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verstuurd

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de bevestigingsstatus de melding Pending.

• ​Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
• Voor de statussen In transit, Correcties nodig en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
• Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verstuurd' is

Een gebruiker kan een registratie wijzigen en voltooien in vier stappen:

• Selecteer het register waarvan u een of meer registraties wenst te wijzigen

(De onderstaande documentatie bevat generieke schermafdrukken die enkel zijn bedoeld om het proces te beschrijven, ongeacht het betrokken register.)

• Klik op de registratie die moet worden gewijzigd, en vul het formulier volledig in. De status van de record is dan:
  • Open voor registraties die handmatig werden opgeslagen of door een csv-bestand up te loaden
  • Correcties nodig voor registraties met fouten

• Sla de registratie tijdelijk op indien nodig. De status van de record wordt Open voor opgeslagen registraties

• Verzend de registratie als er geen validatiefouten meer zijn
  • De status van de registratie verandert in Verzenden bezig

• Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verzonden

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de statusbevestiging de melding In behandeling.

• ​Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
• Voor de statussen Verzenden bezig, Correcties noodzakelijk en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
• Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verzonden'