Le service healthdata.be (Sciensano) traite chaque rapport d'incident conformément à une procédure appelée "Standard Operating Procedure (SOP)". Une version publique de cette procédure, intitulée "HD Incident Management Process" est également disponible sur ce portail : docs.healthdata.be.

Pour signaler un incident lié aux registres et aux applications en production, facilités ou gérés par le service healthdata.be de Sciensano, vous devez d'abord vous connecter au portail HD Service and Support : Jira Service Management (JSM).

Vous trouverez ici plus d'informations sur la manière de créer un compte.

Une fois connecté, vous accéderez à la page d'accueil du portail.

Pour créer un ticket, cliquez sur « Create a Support ticket » sur la page d'accueil.

La page ci-dessous s'affichera. Une fois que vous aurez rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur « Send ».

Pour soumettre une demande sur la plateforme healthdata.be, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD.

Cochez la case « Demande d'un nouveau projet avec HD ».

Une nouvelle page avec les titres de la Demande d'un nouveau projet avec HD apparaîtra.

Vous pouvez maintenant documenter votre demande en fournissant les informations suivantes :

Veuillez fournir le nom complet de l'organisation principale qui supervisera la mise en œuvre de l'étude.

Veuillez indiquer le titre complet du projet que vous souhaitez lancer sur la plateforme healthdata.be.

Si disponible, veuillez fournir l'abréviation du titre du projet.

Veuillez fournir une brève description du projet.

Veuillez télécharger, compléter et envoyer le « HD_Request form_Template ». Veuillez remplir ce formulaire de demande de manière aussi détaillée que possible. Nous réutiliserons ces informations tout au long du processus du projet. Un manque d'informations ou des informations peu claires ou ambiguës retarderont l'avancement du projet.

Si vous avez des questions sur le formulaire de demande, veuillez contacter : projects.healthdata@sciensano.be.

Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires pertinents pour cette demande de nouveau projet avec healthdata.be.

Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information requis du Formulaire de demande sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).

Le formulaire ne peut être soumis que si tous les champs obligatoires sont remplis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».

Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.

En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.

Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.

À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.

À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.

Cochez la case « Demande d'informations sur HD ».

Une nouvelle page contenant les titres des Demande d'informations sur HD apparaîtra.

Vous pouvez maintenant documenter votre demande en fournissant les informations suivantes :

Veuillez décrire clairement et brièvement (1 phrase) l'objet de votre demande d'informations.

Veuillez décrire en détail la demande d'informations.

Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires pertinents pour cette demande d'information.

Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information requis du Formulaire de demande sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).

Le formulaire ne peut être soumis que si tous les champs obligatoires sont remplis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».

Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.

En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.

Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.

À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.

À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.

QUEL EST LE PROBLÈME ?

Nous bloquons les e-mails de votre organisation parce que la configuration de vos services de messagerie et/ou de DNS peut permettre aux spammeurs/pirates informatiques d'en abuser. Plus précisément, votre configuration actuelle permet à d'autres expéditeurs d'usurper l'identité de votre organisation en leur permettant d'imiter le « Header From» de l'e-mail de votre organisation.

En d'autres termes, ils peuvent envoyer des messages de phishing et de spam qu'il est impossible de distinguer des e-mails authentiques de votre organisation.

Si vous êtes responsable de la gestion de votre infrastructure TIC, lisez ce qui suit. Sinon, transmettez ce message à votre département TIC ou au service TIC qui gère votre infrastructure TIC.

COMMENT RÉSOUDRE LE PROBLÈME ?

Vous devez vérifier que votre configuration répond aux exigences de sécurité du « Sender Alignment ». Plus précisément, vos services de messagerie et votre DNS doivent être configurés conformément aux normes TIC.

Ces configurations sont courantes, bien documentées et prises en charge par les hébergeurs :

• https://dmarcian.com/alignment/
• https://mxtoolbox.com/dmarc/spf/spf-alignment
• https://o365info.com/how-does-sender-verification-work-how-we-identify-spoof-mail-the-fiveheros-spf-dkim-dmarc-exchange-and-exchange-online-protection-part-9-of-9/

Nous avons constaté que ce problème est fréquent dans les organisations qui ont déplacé leur infrastructure TIC vers des services en Cloud tels que Microsoft (O365), Amazon, Google et MS Azure sans configurer correctement l'infrastructure TIC (qui n'est pas gérée par ces fournisseurs).

Les configurations et les recommandations doivent être mises en œuvre sur l'infrastructure TIC du client, qu'elle soit interne ou externe. Les DNS et les services de messagerie sont les principales plateformes TIC pour ces actions.

L'UTILISATION DE DIFFÉRENTS DOMAINES LORS DE L'ENVOI D'E-MAILS

Les e-mails contiennent une « Envelope From » et un « Header From ». Les deux doivent correspondre pour éviter que l'e-mail ne soit bloqué.

Quelques exemples :

1. Un service public utilise son nouveau nom de domaine dans le « Header From » en son ancien nom de domaine dans l'« Envelope From ».

• Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
• Header From = noreply@publicservice.belgium.be

➔ Ces e-mails seront bloqués.

Remarque : Comme il s'agit d'une adresse « noreply », l'expéditeur ne remarquera même pas que l'e-mail est rejeté.

2. Une organisation utilise un service Cloud (Freshservice) pour son outil d'assistance et l'« Envelope From » n'a pas été modifié.

• Envelope From = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be

➔ Ces e-mails seront bloqués.

3. Une entreprise utilise un service Cloud (Amazon SES) pour envoyer la notification de l'envoi et « Envelope From » n'a pas été modifié.

• Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
• Header From = noreply@company.be

➔ Ces e-mails seront bloqués.